📘 Panduan Lengkap Admin Panel SMART-IFS

Smart-IFS School Management System — Versi 1.4

1. Login & Dashboard

Dashboard

Setelah login berhasil, Anda akan melihat halaman Dashboard yang terdiri dari:

2. Manajemen Akademik

2.1 Tahun Ajaran (Session Year)

Menu: Academics Management → Session Year

Fungsi: Mengelola tahun ajaran. Hanya satu tahun ajaran yang bisa berstatus Aktif pada satu waktu.

2.2 Akademik (Sub-menu)

Menu Academics memiliki submenu berikut:

Submenu	Fungsi	Contoh Data
Medium	Bahasa pengantar	Indonesia, Inggris, Mandarin
Section	Kelas paralel	A, B, C
Stream	Jurusan/Program	IPA, IPS, Bahasa
Semester	Semester dalam tahun ajaran	Ganjil, Genap
Subject Type	Jenis mata pelajaran	Wajib, Pilihan, Muatan Lokal
Subject	Daftar mata pelajaran	Matematika, B. Indonesia
Class	Tingkat kelas	Kelas 1, Kelas 2, SD, SMP
Class Group	Grup kelas	SD, SMP, SMA
Class Subject	Mapel per kelas	Matematika → Kelas 1A
Assign Teachers	Guru per mapel/kelas	Pak Budi → Matematika 1A

Class Subject (Detail)

Halaman ini menugaskan mata pelajaran ke kombinasi kelas tertentu.

1. Klik "Add Class Subject"
2. Pilih Medium → Class → Stream → Semester
3. Pilih Subject dari dropdown
4. Centang "Is Core Subject" jika mata pelajaran wajib
5. Klik Save

Assign Teachers (Detail)

1. Klik "Assign Teachers"
2. Pilih Medium → Class → Stream → Section
3. Sistem menampilkan daftar mata pelajaran di kelas tersebut
4. Pilih Teacher untuk setiap mata pelajaran dari dropdown
5. Klik Update

2.3 Jadwal Pelajaran (Timetable)

Menu: Academics Management → Manage Timetable

Fungsi: Membuat jadwal pelajaran mingguan per kelas.

• View — Lihat jadwal yang sudah dibuat
• Edit — Ubah jadwal yang ada
• Delete — Hapus jadwal

2.4 Silabus (Syllabus)

Menu: Academics Management → Syllabus

3. Manajemen Siswa

3.1 Admission Inquiry

Menu: Students Management → Admission Inquiry

Fungsi: Melihat daftar calon siswa yang mendaftar melalui formulir online di website sekolah.

• Klik "View" untuk melihat detail inquiry
• Hapus inquiry yang sudah diproses

3.2 Student Admission

Menu: Students Management → Students → Student Admission

Fungsi: Mendaftarkan siswa baru ke sistem.

3.3 Students Details

Menu: Students Management → Students → Students Details

Fungsi: Halaman utama untuk melihat dan mengelola semua data siswa.

3.4 Assign Roll Number

Menu: Students Management → Students → Assign Roll Number

Fungsi: Menetapkan nomor induk/roll number untuk siswa per kelas.

1. Pilih Class → Stream → Section
2. Sistem menampilkan daftar siswa di kelas tersebut
3. Masukkan Roll Number untuk setiap siswa
4. Klik Save

3.5 Promote Students

Menu: Students Management → Students → Promote Students

Fungsi: Menaikkan siswa ke kelas berikutnya di akhir tahun ajaran.

1. Pilih From Session Year dan To Session Year
2. Pilih From Class dan To Class
3. Sistem menampilkan daftar siswa yang bisa dipromosikan
4. Centang siswa yang ingin dipromosikan
5. Klik Promote

3.6 Parents

Menu: Students Management → Parents

Fungsi: Mengelola data orang tua/wali siswa. Orang tua bisa login ke app untuk melihat info anak mereka.

Import massal juga tersedia seperti pada Students Details.

3.7 Custom Fields

Menu: Students Management → Custom Fields

Fungsi: Menambahkan field kustom untuk data siswa atau orang tua (contoh: NIK, Agama, Golongan Darah).

1. Klik "Add Custom Field"
2. Pilih Type → Student atau Parent
3. Masukkan Field Name
4. Pilih Field Type (Text, Number, Date, dll)
5. Klik Save

4. Kehadiran & Cuti

4.1 Student Attendance

Menu: Attendance & Leave → Student Attendance

Fungsi: Mencatat kehadiran siswa harian.

4.2 Student Leave

Menu: Attendance & Leave → Student Leave

Leave Type

Mengelola jenis cuti siswa (Sakit, Izin, Alpa, dll).

1. Klik "Add Leave Type"
2. Masukkan nama dan klik Save

Leave Request

Mengelola pengajuan cuti siswa.

1. Klik "Add Leave Request"
2. Pilih Student, Leave Type, Date From, Date To
3. Masukkan Reason (alasan)
4. Klik Save

4.3 Staff Attendance

Menu: Attendance & Leave → Staff Attendance

Fungsi: Mencatat kehadiran staff/guru harian. Cara penggunaan sama seperti Student Attendance.

4.4 Staff Leave

Menu: Attendance & Leave → Staff Leave

Sama seperti Student Leave, tetapi untuk staff/guru.

5. Penilaian & Ujian

5.1 Assignments (Tugas)

Menu: Assessment Management → Assignments

Fungsi: Membuat dan mengelola tugas/PR untuk siswa.

• Submission — Lihat tugas yang sudah dikumpulkan siswa
• Review — Beri nilai/feedback untuk tugas siswa

5.2 Exam (Ujian)

Menu: Assessment Management → Exam

Exam List

Mengelola daftar ujian (UTS, UAS, dll).

1. Klik "Add Exam"
2. Masukkan Nama Exam (contoh: "Ujian Tengah Semester")
3. Pilih Session Year dan Semester
4. Atur Start Date dan End Date
5. Klik Save

• Timetable — Atur jadwal ujian per mata pelajaran
• Publish Result — Publikasikan hasil ujian ke siswa/orang tua

Exam Result

Input nilai ujian siswa.

1. Klik "Add Exam Result"
2. Pilih Exam, Class, Stream, Section
3. Sistem menampilkan daftar siswa dan mata pelajaran
4. Masukkan Mark (nilai angka) untuk setiap siswa
5. Klik Save

• Edit — Ubah nilai yang sudah diinput
• View — Lihat kartu hasil ujian siswa

Exam Grade

Mengelola sistem grading (konversi nilai angka ke huruf).

1. Klik "Add Grade"
2. Masukkan Grade Name (A, B, C, D, E)
3. Masukkan Mark From dan Mark To (rentang nilai)
4. Klik Save

6. Keuangan

6.1 Fees (Biaya)

Menu: Finance Management → Fees

Fees List

Mengelola jenis-jenis biaya sekolah.

1. Klik "Add Fees"
2. Masukkan Nama Fees (contoh: "SPP Bulanan", "Uang Gedung")
3. Pilih Type → Monthly / Yearly / One Time
4. Klik Save

Fees Structure

Menetapkan struktur biaya untuk setiap kelas.

1. Klik "Add Fees Structure"
2. Pilih Medium → Class → Stream → Semester
3. Pilih Fees yang ingin ditambahkan ke struktur
4. Masukkan Amount (jumlah biaya)
5. Atur Installment (cicilan) jika ada
6. Klik Save

Fees Transactions

Mencatat pembayaran dari siswa.

1. Klik "Add Fees Transaction"
2. Pilih Student
3. Sistem menampilkan daftar biaya yang belum dibayar
4. Pilih Fees dan Installment yang dibayar
5. Masukkan Amount, Payment Method, Transaction ID
6. Tambahkan Remarks jika perlu
7. Klik Save

6.2 Payroll (Gaji Staff)

Menu: Finance Management → Payroll

Manage Payroll

Mengelola gaji staff/guru bulanan.

1. Klik "Add Payroll"
2. Pilih Staff
3. Sistem menampilkan komponen gaji (allowance & deduction)
4. Masukkan Amount untuk setiap komponen
5. Sistem menghitung Net Salary otomatis
6. Klik Save

• View — Lihat slip gaji detail
• Mark Paid — Tandai gaji sudah dibayar

Payroll Components

Mengelola komponen gaji (Gaji Pokok, Tunjangan, Potongan, dll).

1. Klik "Add Payroll Component"
2. Masukkan Code (contoh: "GP", "TA", "PF")
3. Masukkan Name (contoh: "Gaji Pokok")
4. Pilih Type → Allowance (tambahan) / Deduction (potongan)
5. Pilih Calculation Type → Fixed Amount / Percentage
6. Masukkan Default Value
7. Klik Save

6.3 Payment Settings

Menu: Finance Management → Payment Settings

Fungsi: Mengelola metode pembayaran yang tersedia di sistem (Transfer Bank, E-Wallet, QRIS, dll).

• Aktifkan/Nonaktifkan metode pembayaran
• Konfigurasi detail setiap metode (nomor rekening, API key, dll)

7. Acara & Media

7.1 Notice Board (Papan Pengumuman)

Menu: Event & Media Management → Notice Board

Fungsi: Membuat pengumuman untuk siswa, orang tua, dan staff. Pengumuman akan muncul di app siswa/orang tua.

1. Klik "Add Notice"
2. Masukkan Title dan Description
3. Pilih Publish Date
4. Klik Save

7.2 Events (Acara)

Menu: Event & Media Management → Events

Fungsi: Mengelola acara sekolah (Upacara, Lomba, Kunjungan, dll).

1. Klik "Add Event"
2. Masukkan Title dan Description
3. Pilih Event Date
4. Upload Image (opsional)
5. Klik Save

7.3 Holiday (Hari Libur)

Menu: Event & Media Management → Holiday

1. Klik "Add Holiday"
2. Masukkan Title (contoh: "Libur Nasional")
3. Pilih Start Date dan End Date
4. Klik Save

7.4 Gallery

Menu: Event & Media Management → Gallery

Fungsi: Mengelola galeri foto sekolah yang tampil di website.

7.5 Highlights

Menu: Event & Media Management → Highlights

Fungsi: Mengelola highlight/prestasi sekolah. Tampil di website dan app.

Cara penggunaan sama seperti Gallery.

7.6 Sliders

Menu: Event & Media Management → Sliders

Fungsi: Mengelola slider/banner yang tampil di halaman depan website sekolah.

1. Klik "Add Slider"
2. Upload Image (ukuran recommended: 1920×600px)
3. Masukkan Title dan Description (opsional)
4. Atur Sort Order (urutan tampilan)
5. Klik Save

8. Perpustakaan

8.1 Library Dashboard

Menu: Library Management → Library Dashboard

Menampilkan statistik perpustakaan: jumlah buku, peminjaman aktif, buku terlambat, dll.

8.2 Library Setup

Submenu	Fungsi	Contoh
Book Category	Kategori buku	Fiksi, Non-Fiksi, Referensi
Book Author	Daftar penulis	Andrea Hirata, Tere Liye
Book Language	Bahasa buku	Indonesia, Inggris
Book Rack	Rak perpustakaan	Rak A1, Rak B2

8.3 Books

Add Book

Menambahkan buku baru ke perpustakaan.

Book List

Halaman daftar semua buku di perpustakaan dengan fitur search, filter, edit, delete, dan copy (tambah eksemplar).

8.4 Book Transactions

Menu: Library Management → Book Transactions

Fungsi: Mencatat peminjaman dan pengembalian buku.

1. Klik "Add Transaction"
2. Pilih Book dan Member (siswa/staff)
3. Pilih Issue Date (tanggal pinjam)
4. Pilih Return Date (tanggal kembali)
5. Klik Save

Klik tombol "Return" saat buku dikembalikan.

8.5 Library Settings

Menu: Library Management → Library Settings

Pengaturan	Keterangan
Book Issue Limit	Maksimal buku yang bisa dipinjam per anggota
Return Days	Maksimal hari peminjaman
Fine Amount	Denda keterlambatan per hari

9. Manajemen Staff

9.1 Teachers (Guru)

Menu: Staff Management → Staff → Teachers

Fungsi: Mengelola data guru. Guru bisa login ke app untuk mengelola kelas, absensi, tugas, dan nilai.

• Import — Upload data guru massal via Excel
• Export — Download data guru ke Excel

9.2 Librarians (Pustakawan)

Menu: Staff Management → Staff → Librarians

Sama seperti Teachers, tetapi role otomatis "Librarian" dengan akses ke modul perpustakaan.

9.3 Role & Permission

Menu: Staff Management → Role & Permission

Fungsi: Mengelola hak akses untuk setiap role staff.

1. Klik tombol "Edit" pada role yang ingin diubah
2. Centang/Uncheck permission untuk setiap modul
3. Klik Save

10. Tips & Kredensial

Tips Navigasi

Kredensial Login

Role	URL	Email	Password
Super Admin	/superadmin/login	superadmin@superadmin.com	superadmin
Admin	/admin/login	admin@dtcampus.com	admin
Admin 2	/admin/login	riya@dtcampus.com	admin
Staff	/staff/login	staff@dtcampus.com	staff
Student	Mobile App	(lihat di Students)	Student@123
Parent	Mobile App	(lihat di Parents)	parent

Data Demo yang Tersedia

SMART-IFS v1.4 — Smart-IFS School Management System
Panduan ini dibuat untuk membantu administrator mengelola sistem.